Organizacja pracy biura tłumaczeń

Biuro tłumaczeń to nie tylko praca samych tłumaczy. Każda taka działalność wymaga skoordynowanej pracy kilku osób. W przypadku biur jednoosobowych to sam tłumacz musi zająć się wszystkim. Aby praca mogła przebiegać sprawnie, a biuro przyciągało i utrzymywało klientów, jego działania muszą być dobrze zorganizowane, a pracownicy świadomi tego, że praca nie zaczyna się ani nie kończy na prostym przełożeniu tekstu z jednego języka na drugi. Jakie dokładnie obowiązki czekają pracowników biur tłumaczeń i w jaki sposób działać, by cieszyć się ciągłym strumieniem zleceń od nowych i stałych klientów?

Przyjmowanie zleceń i kontakt z klientem

Choć głównym zadaniem biura tłumaczeń jest przekładanie tekstów lub delegowanie pracowników do tłumaczenia na żywo, każde zlecenie zaczyna się od kontaktu z klientem. Tego punktu nie wolno zlekceważyć, ponieważ od niego zależy, czy dana osoba zechce skorzystać z usługi, zamiast udać się do konkurencji. Rozmawiając z klientem należy pamiętać, że komunikacja powinna być:

- jasna,
- precyzyjna,
- uprzejma,
- elastyczna.

Niezależnie od natłoku pracy i nastroju osoby przyjmującej zlecenie lub odpowiadającej na wstępne pytania, należy zawsze dbać o to, by ustalone zostały wszelkie niezbędne szczegóły, bez niejasności. Komunikację należy także dostosować do klienta - nie każdy czuje się dobrze podczas suchej, rzeczowej rozmowy, inni z kolei nie lubią zaczynać od wymiany zdań o pogodzie.

Do prac wykonywanych jeszcze przed przyjęciem zlecenia należy jego wycena. Najczęściej jest to jedno z zadań tłumacza, jednak wiele biur posiada odgórnie ustalony cennik ze stawkami za stronę tekstu konkretnego typu.

Praca tłumacza - w domu i w firmie

Co dzieje się, gdy tekst trafia do biura? Przede wszystkim należy przygotować go do tłumaczenia, obrabiając w specjalnym programie lub edytując do wygodnej formy. Coraz częściej zadanie to staje się domeną koordynatorów, jednak w małych biurach wykonują je tłumacze.

Kolejne kroki podejmowane w procesie tłumaczenia zależą od tego, w jakiej tematyce i formie utrzymany jest tekst. Bardzo istotne jest przydzielanie zadań tak, by były zgodne z kompetencjami konkretnego tłumacza. Nie każdy jest w stanie świetnie przełożyć tekst prawniczy czy traktujący o mechanice samochodowej. Inaczej wygląda proces tłumaczenia książki, tekstu użytkowego i artykułu naukowego. Przydzielenie tekstu osobie, która nie porusza się w danej tematyce sprawnie nawet w języku ojczystym, może skutkować poważnymi błędami i pomyłkami. Z kolei one często przekładają się na utratę zaufania klientów.

Tekst musi zostać przetłumaczony z dbałością o poprawność językową, ale także o jakość treści merytorycznej. Gdy wstępne tłumaczenie jest już ukończone, tekst podlega sprawdzeniu i korekcie, często dokonywanej przez inną osobę. Tekst przechodzi więc szereg wnikliwych poprawek, a następnie redaktor ostatecznie nadaje mu formę, usuwając ostatnie literówki, błędy interpunkcyjne i nadając całości odpowiednią formę stylistyczną.

Marketing i koordynacja działań

Organizacja pracy biura tłumaczeń musi także zawierać plan marketingowy. Żadne przedsiębiorstwo nie może liczyć na to, że klienci znajdą je sami i zechcą korzystać z jego usług - takie przypadki zdarzają się tyko wtedy, gdy firma ma w danych regionie monopol na  świadczone usługi. Nie dotyczy to jednak pracy biura tłumaczeń - tutaj zawsze istnieje konkurencja. Jednym z elementów organizacji musi więc być zaplanowanie korzystnych dla klienta i firmy promocji, obniżek cen oraz reklamy. W większych biurach działania marketingowe są codziennością, nie tylko większą akcją raz na pewien czas.

Coraz częściej zatrudnianą w biurze tłumaczeń osobą jest także koordynator. Jego zadanie można najprościej ująć jako pośredniczenie pomiędzy wykonawcą (tłumaczem) a klientem. Osoba koordynująca pracę biura ma więc za zadanie utrzymywanie kontaktu z klientem, przydzielanie prac wykonawcom oraz kontrolowanie ich przebiegu, a także przygotowywanie tekstów do tłumaczenia oraz wykonywanie wiele innych, istotnych czynności. Trudno byłoby wyobrazić sobie organizację pracy biura tłumaczeń zatrudniającego wiele osób, bez zatrudnienia kompetentnego koordynatora. Innym rozwiązaniem jest wykorzystanie narzędzi pozwalających na automatyzację i kontrolę nad procesem tłumaczeń. Liderującym narzędziem na rynku jest XTRF. Aplikacja oferuje wiele możliwości i udogodnień dla tłumaczy, m.in. integrację z najpopularniejszymi narzędziami CAT: Memsource, Trados czy MemQ. Do niewątpliwych zalet należy zaliczyć również support oraz bazę wiedzy, dzięki czemu praca z XTRF staje się bardzo prosta. W bazie wiedzy na stronie Memsource Integration - XTRF Knowledge Base opisano np. integrację z narzędziem Memsource. 

Poza codzienną pracą - księgowość

Na codziennej pracy i obowiązkach osób zatrudnionych w biurze nie kończy się jednak jego działalność. Należy pamiętać także o współpracy z księgowym, z dostawcami materiałów biurowych lub niezbędnego sprzętu elektronicznego. Organizacja pracy biura tłumaczeń jest skomplikowanym wyzwaniem. Planowanie i realizacja prac może dawać dużą satysfakcję, z pewnością nie jest jednak szybkim i łatwym zadaniem. Warto pamiętać, że odpowiednio skoordynowane działania skutkują zawsze świadczeniem usług translatorskich na najwyższym poziomie, co przyciąga i zatrzymuje klientów biura.

Planowanie pracy biura tłumaczeń wymaga zaangażowania osób zajmujących się obsługą klienta, marketingiem, warstwą prawną, koordynowaniem poszczególnych projektów i zleceń, a także samych tłumaczy i redaktorów. Dojście do perfekcji w tym zakresie może zająć trochę czasu, jednak z pewnością warto do niej dążyć.

Artykuł powstał we współpracy z translationxperts.com